Сэд «дело»

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен
определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и
применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

«зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго
система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на
рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.

соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации
При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота. соответствие целям и критическим факторам успеха
При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации

Важно, чтобы система
максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но
не менять ключевые требования и цели

Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не
являются критическими для процессов организации.

уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической
поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.

масштабируемость системы. Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы
пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.

доступность системной документации. Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию
или изменению настроек системы.

защита системы. При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У
организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к
информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.

отказоустойчивость системы. Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе
системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.

стоимость владения. При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования,
стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо
привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту
и пр.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

  • При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
  • Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
  • Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
  • При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

  • организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
  • формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
  • вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
  • просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
  • устанавливать шаблоны документов;
  • упрощать юридическое сопровождение договоров;
  • выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

  • многопоточное сканирование (180000 р.);
  • CRM-система (75000 р.);
  • просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
  • интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
  • корпоративный портал (150000 р.);
  • Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Проблемы и риски внедрения

Следует учитывать, что устанавливать необходимо весь комплекс ПО целиком, что требует достаточно больших затрат. Конечная стоимость складывается из цены системы ЭД и базовой платформы, на которой она работает.

Проблемы и риски схожи с внедрением других информационных систем. Все это может привести к следующим отрицательным моментам:

Существуют специфические риски, связанные с тем, что за короткий срок не удается перевести на новый принцип работы всех сотрудников. Дополнительные особенности внедрения СЭД обусловлены:

  • консервативностью работников, которые не желают ничего менять
  • недостаточной компьютерной грамотностью
  • отсутствием техрегламентов
  • нехваткой необходимого оборудования

Чтобы решить эти проблемы, руководство должно демонстрировать переход на новый принцип работы на личном примере, формулировать четкие директивы. Внедрение должно происходить поэтапно.

Электронный документооборот с налоговой

В 2011 году Минфин и ФНС РФ совместным приказом утвердили порядок предоставления электронных налоговых документов.

В нем не были определен формат, в котором должен осуществляться обмен между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Через год ФНС утвердила формат первичных документов.

Стороны могут использоваться другие форматы для взаимодействия между собой, но в этом случае они смогут воспользоваться правом их предоставления в электронном виде по требованию налоговой инспекции. Но для этого сначала нужно зарегистрироваться в качестве электронного налогоплательщика.

Налоговая отчетность может составляться на бумажных или электронных носителях. В обоих случаях подтверждением подачи отечности налогоплательщиком является квитанция о приеме. В последнем случае по требованию налоговой инспекции налогоплательщик обязан предоставить такие документы в бумажном виде.

Существует три способа подачи электронной налоговой отчетности:

  • Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
  • На магнитных носителях с ЭЦП
  • Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ; *
  • Акт о расхождениях;
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение (для централизованных поставок НФА).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

  • не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
  • вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
  • вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
  • вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в  доверенных УЦ ФНС России.

Плюсы электронного документооборота на предприятии

Официальный партнер «1С» в Тюмени компания «ДИО-Консалт» подсчитала, что с внедрением предприятием электронного документооборота на обработке каждого документа экономится в среднем 1 ч. 35 мин. рабочего времени и 21 рубль.

При этом не была учтена цена канцелярских материалов, без которых никак не обойтись при составлении документации на бумажных носителях. К тому же, договор на бумажном носителе трудно разыскать даже под чутким руководством ответственного за архив сотрудника.

И даже в случае, если его все-таки обнаружили, никто не гарантирует, что его содержание будет возможно разобрать, поскольку чернила могут выцвести с годами. Использование электронного документооборота позволяет раз и навсегда избавится от этой проблемы.

Сравнение временных и финансовых издержек на работу с новым документом при бумажном и электронном документообороте

ПроцессВременные затратыДенежные затраты
БумажныйЭлектронныйБумажныйЭлектронный
Составление документаОт 10 мин. + время на распечатку (5 мин.)От 10 мин.3 руб.1 руб.
Доставка заинтересованным лицам1 ч.1 сек.10 руб.0,01 руб.
Рассмотрение и согласование1 ч. 30 мин.1 ч. 30 мин.
Обратная доставка1 ч.1 сек.10 руб.0,01 руб.
Регистрация и отправка в архив1 руб.
Итого:3 ч. 45 мин.2 ч. 10 мин.23 руб.2,02 руб.

Современные предприниматели выступают за социально-ответственный бизнес, а отказ от этих расходных материалов приносит пользу всему обществу.

По подсчетам ученых сокращения использования бумаги на 10% развитыми странами приводит к уменьшению выбросов парниковых паров на больше чем 1,5 млн. тонн, что равнозначно загрязнению атмосферы 280 тысячами автомобилей.

Более того в случае необходимости распечатки важных документов для ознакомления внутри предприятия можно использовать обратную сторону бумаги.

Разработка и настройка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются:

  • разработка структуры БД СЭД;
  • разработка экранных форм;
  • разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
  • разработка технической документации на Систему.

При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры:

  • Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
  • Наличие необходимых карточек документов;
  • Сложность и стоимость доработки Системы;
  • Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
  • Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
  • Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
  • Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
  • Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
  • Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
  • Стоимость и качество консалтинговых услуг;
  • Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

ELMA

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий